Affichage dynamique dans le hall d'accueil : salles, visiteurs, météo, CO₂

Ce qu'un écran d'accueil doit faire (et ne pas faire)

Un écran d'accueil n'est pas un panneau publicitaire. Les visiteurs le regardent trois secondes en enlevant leur manteau, il doit donc répondre aussitôt aux questions pratiques : quelle salle, quel étage, qui m'attend, va-t-il pleuvoir à ma sortie. Les employés passent devant vingt fois par jour, il peut donc aussi montrer ce qui change : les réunions du jour, les anniversaires, la machine à café en maintenance.

Les meilleurs tableaux de bord d'accueil sont calmes. Une couleur d'accent de votre charte, de grands caractères, des données en direct qui se mettent à jour seules, et rien qui défile ou clignote. Tout ce qui suit s'appuie sur le modèle Hall de bureau, que vous appliquez en un clic puis réorganisez.

• Statut des salles : libre ou occupée, prochaine réservation
• Tableau de bienvenue : qui est attendu aujourd'hui et où aller
• Agenda : réunions et événements du jour depuis votre calendrier
• Météo, journées spéciales et rappel bien-être pour l'équipe
• Optionnel : climat intérieur (CO₂, température) depuis un capteur

Étape 1 — choisir l'écran et le lecteur

N'importe quelle TV convient. Si le hall a déjà une smart TV Android TV ou Google TV, installez le lecteur PlainSignage dessus et c'est fini. Sinon, un Fire TV Stick à 35 € ou une petite box Android TV derrière l'écran suffit ; le lecteur met le contenu en cache et continue si le Wi-Fi bégaie. Une tablette au mur fonctionne aussi, via la même application ou le lecteur navigateur.

Fixez l'écran à hauteur des yeux près de l'accueil, en paysage pour un tableau de bord. Le portrait convient à une liste de visiteurs étroite ; PlainSignage réempile le modèle automatiquement.

Étape 2 — appliquer le modèle Hall de bureau

Créez une playlist, ajoutez une diapositive et choisissez « Hall de bureau » sous Tableaux de bord dans le sélecteur de modèles. Le modèle place six widgets aux couleurs de votre marque : une carte de salle, un agenda, un tableau des visiteurs, la météo, les journées spéciales et un rappel bien-être. Chaque widget affiche des données d'exemple jusqu'à ce que vous le connectiez : l'écran a l'air fini dès la première minute.

Étape 3 — connecter le statut des salles

Le widget de salle lit le calendrier de la salle via un lien ICS et affiche Libre ou Occupée en couleur, avec la prochaine réservation. Dans Google Workspace, ouvrez le calendrier de la salle → Paramètres → Intégrer l'agenda → « Adresse secrète au format iCal » et collez ce lien dans le widget. Dans Microsoft 365, ouvrez le calendrier de la salle → Partager → Publier → copiez le lien ICS. Le widget se rafraîchit chaque minute.

Un écran d'accueil peut montrer plusieurs salles : un widget par salle, ou le design bandeau en ligne compacte. Pour la plaque sur la porte, le même widget propose un design porte plein écran qui colore toute la tablette en vert ou en rouge.

Étape 4 — le tableau de bienvenue des visiteurs

Saisissez les visiteurs du jour dans le widget, ou connectez un Google Sheet pour que l'accueil n'ait jamais à ouvrir la console : Fichier → Partager → Publier sur le web → CSV, collez le lien, terminé. Utilisez les colonnes name, company, time, host, room et date (laissez la date vide pour « tous les jours »). Le tableau masque automatiquement les visites une heure après leur heure de début : aucun nom périmé ne reste affiché.

Trois designs : un tableau avec horaires et hôtes, des cartes, et une grande mise en page « Bienvenue » qui affiche en grand les noms des prochains invités — celle qu'on photographie et qu'on publie sur LinkedIn.

Étape 5 — CO₂ ou température en direct (optionnel)

Avec un capteur de qualité de l'air, la jauge capteur affiche la mesure avec des bandes bon/moyen/mauvais. Envoyez les valeurs en un appel HTTP — `POST /api/v1/metrics/co2` avec une clé API — depuis le capteur, un Raspberry Pi, Home Assistant ou tout outil d'automatisation ; ou pointez le widget vers une URL JSON que votre capteur expose déjà. Des préréglages existent pour CO₂, température, humidité, bruit, occupation et particules fines, avec des seuils raisonnables modifiables. Détails dans la documentation développeur.

Confidentialité : que montrer sur les visiteurs

Un écran d'accueil est visible de tous ceux qui entrent, appliquez donc la minimisation des données : prénom et société suffisent pour un accueil, le prénom de l'hôte indique qui demander, le numéro de salle où aller. Évitez noms de famille, numéros de téléphone et motif de la visite. Comme les entrées disparaissent après la visite et que la feuille ne contient que la liste du jour, rien ne traîne. Mentionnez l'écran si nécessaire dans votre notice de confidentialité visiteurs ; le principe RGPD suivi est la limitation des finalités.

Garder l'écran à jour sans effort

Les widgets agenda et calendrier suivent votre calendrier, la météo se met à jour seule, les journées spéciales changent chaque jour et le rappel bien-être toutes les 30 minutes. Définissez des horaires d'écran pour que la TV s'éteigne la nuit et se rallume avant le premier visiteur. Ajoutez une deuxième diapositive avec des nouvelles internes ou un KPI depuis un Google Sheet pour varier, et laissez la playlist tourner toutes les 20 secondes.

Coût d'un écran d'accueil : une TV que vous avez déjà ou un stick à 35 €, plus 14,99 € par mois — tous les widgets inclus, sans option payante. Voir les tarifs.