Vergaderruimte-display op een goedkope tablet: deurbordjes vanuit je agenda

Wat een goed deurbordje laat zien

Mensen kijken één seconde naar een deurbordje, dus het moet één vraag direct beantwoorden: kan ik naar binnen? De hele tablet wordt groen als de ruimte vrij is en rood als hij bezet is, met de naam van de ruimte, de huidige vergadering en “tot 14:00” in grote letters, en de volgende boeking eronder. Alles daarboven — logo's, weer, een diashow — is ruis op een scherm van 8 inch naast een deur.

De Vergaderruimte-widget doet precies dit in het deurbord-ontwerp, met kaart- en strookontwerpen voor wanneer de ruimtestatus deel is van een groter lobbyscherm.

De tablet kiezen

Bijna elke Android-tablet van de laatste vijf jaar werkt: de speler draait op een Lenovo of Samsung van €90 net zo goed als op een van €600. Let op een scherm van 8 tot 10 inch (8 inch past op de meeste deurposten), Android 9 of nieuwer, voldoende helderheid voor een verlichte gang en een oplaadpoort aan de zijkant waar de kabel loopt. Heb je ethernet bij de deur, dan voorkomt een tablet met USB-C-hub en Power-over-Ethernet-adapter zowel wifi als een stopcontact.

Tweedehands tablets zijn prima; een deurbordje gebruikt vrijwel geen processorkracht. Koop er één extra zodat een kapot exemplaar in een minuut is vervangen — de koppelcode regelt de rest.

• 8–10 inch, Android 9+, ≥ 400 nits in lichte gangen
• USB-C-poort aan de zijkant; PoE-adapter als er ethernet is
• Gebruik de Android-tabletspeler: APK of de browserspeler in kioskmodus

De agendalink (ICS) ophalen

De widget leest de agenda van de ruimte via een ICS-link, die elk agendasysteem kan publiceren. In Google Workspace open je Google Agenda op het web, zoek je de ruimte (of de eigen agenda van de ruimte), open je de instellingen en kopieer je het “Geheime adres in iCal-indeling”. In Microsoft 365 open je Outlook op het web, Instellingen → Agenda → Gedeelde agenda's → Een agenda publiceren, kies de agenda van de ruimte en kopieer de ICS-link. Nextcloud en de meeste andere systemen hebben een vergelijkbare optie “abonneren/exporteren als ICS”.

Behandel de link als een wachtwoord: hij toont vergadertitels aan iedereen die hem heeft. De widget leest hem alleen vanaf de PlainSignage-server en ververst elke minuut. Wil je liever geen titels tonen, dan kan de widget alleen Vrij/Bezet en de tijd laten zien.

• Google Workspace: agenda-instellingen → Geheim adres in iCal-indeling
• Microsoft 365: Outlook → Instellingen → Agenda → Gedeelde agenda's → Publiceren
• Verversen: elke 60 seconden; boekingen vanaf een telefoon staan er binnen een minuut

De widget instellen

Maak per ruimte een afspeellijst — dat is het eenvoudigst. Voeg de Vergaderruimte-widget toe uit de categorie Horeca & kantoor, plak de ICS-link, typ de naam van de ruimte en kies het deurbord-ontwerp. Stel desgewenst de vrij- en bezetkleuren af op je kantoor en zet “volgende boeking tonen” aan. Publiceer en koppel de tablet: open de app, voer de code van zes letters in de console in onder Schermen en wijs de afspeellijst toe. Zet de schermoriëntatie op staand als de tablet verticaal hangt.

Gebruik de schermtijden van de console om het display buiten kantooruren uit te zetten; de tablet wordt 's ochtends vanzelf wakker.

Montage en stroom

Een vlakke wandhouder naast de deur op ooghoogte (circa 150 cm tot het midden) is de standaard. Tabletwandhouders met afsluitbaar frame kosten €25–60 en verbergen de poort; een weggewerkte kabel naar een stopcontact boven het plafond houdt het netjes. Bij glazen wanden monteer je op het glas met een plakframe of op de muur ernaast. Kantel het bordje iets naar de gang.

Stroom is wat mensen onderschatten: een tablet aan de muur moet permanent laden. Gebruik een korte kabel en een stopcontact, of PoE via een USB-C-splitter. Zet het display van de tablet op nooit slapen en de time-out op “nooit”; de speler houdt het scherm sowieso wakker.

Kioskmodus: houd mensen uit de tablet

Het ingebouwde vastzetten van apps in Android (Instellingen → Beveiliging → Apps vastzetten) vergrendelt de tablet op de speler-app; eruit komen vereist twee knoppen ingedrukt houden plus de pincode. Voor de meeste kantoren is dat genoeg. Voor een sabotagebestendige opzet vergrendelt een kiosk-launcher zoals Fully Kiosk of een MDM-profiel (het Android-beheer van Google Workspace werkt ook voor tablets) de homeknop, blokkeert meldingen en herstart de tablet 's nachts.

Omdat de tablet nooit aangeraakt hoeft te worden — boekingen komen uit agenda's — gaat kioskmodus vooral om nieuwsgierige vingers, niet om functionaliteit.

Wat het per ruimte kost

Speciale boekingspanelen kosten meestal €500–1000 per ruimte plus een licentie van €10–25 per ruimte per maand, exclusief montage. De tabletroute: een tablet van €90–150, een houder van €30 en PlainSignage voor €4,99 per ruimte per maand zodra het eerste scherm (€14,99) is gedekt — tien ruimtes zijn dus €59,90 per maand aan software, en hetzelfde account draait ook je lobbyscherm en elke andere tv. Elke widget zit erbij; er is geen extra module voor ruimtedisplays.

De eerlijke afweging: speciale panelen hebben vaak een “nu boeken”-knop op het paneel zelf. Met PlainSignage boeken mensen in de agenda die ze al gebruiken, wat in de praktijk is hoe de meeste ruimtes toch geboekt worden. Zie de prijzen en het kantoordashboard voor een lobbyopzet die alle ruimtes tegelijk toont.

• Tablet €90–150 + houder €30 per ruimte, eenmalig
• €14,99/maand eerste scherm, €4,99/maand per extra ruimte
• Geen extra modules; hetzelfde abonnement draait het lobbyscherm