In het kort
Een scherm bij de receptie is pas nuttig als het de vragen beantwoordt die mensen hebben als ze binnenkomen: is mijn vergaderruimte vrij, waar moet ik heen, wat gebeurt er vandaag en — steeds vaker — is de lucht hier in orde. PlainSignage heeft een sjabloon “Kantoorlobby” dat vergaderruimtestatus, een welkomstbord, de agenda van vandaag, het weer, bijzondere dagen en een gezondheidstip op één scherm zet. Het draait op elke Android TV, Fire TV-stick of browser, kost € 14,99 per maand voor het eerste scherm, en de bezoekerslijst kan rechtstreeks uit een Google Sheet komen die de receptie al bijhoudt.
Wat een lobbyscherm moet doen (en niet)
Een receptiescherm is geen reclamebord. Bezoekers kijken er drie seconden naar terwijl ze hun jas uitdoen, dus het moet praktische vragen meteen beantwoorden: welke ruimte, welke verdieping, wie verwacht mij, gaat het regenen als ik wegga. Medewerkers lopen er twintig keer per dag langs, dus het mag ook tonen wat verandert: de vergaderingen van vandaag, verjaardagen, de koffiemachine in onderhoud.
De beste lobby-dashboards zijn rustig. Eén accentkleur uit je huisstijl, grote letters, live gegevens die zichzelf bijwerken en niets dat scrolt of knippert. Alles hieronder bouwt voort op het sjabloon Kantoorlobby, dat je met één klik toepast en daarna herschikt.
- Vergaderruimtestatus: vrij of bezet, volgende boeking
- Welkomstbord: wie wordt vandaag verwacht en waar
- Agenda: de vergaderingen en events van vandaag uit je agenda
- Weer, bijzondere dagen en een gezondheidstip voor medewerkers
- Optioneel: binnenklimaat (CO₂, temperatuur) van een sensor
Stap 1 — kies het scherm en de speler
Elke tv werkt. Heeft de lobby al een smart-tv met Android TV of Google TV, installeer dan de PlainSignage-speler erop en je bent klaar. Anders is een Fire TV-stick van € 35 of een kleine Android TV-box achter het scherm genoeg; de speler slaat content lokaal op en blijft draaien als de wifi even hapert. Een tablet aan de muur kan ook, via dezelfde app of de browserspeler.
Hang het scherm op ooghoogte bij de balie, liggend voor een dashboard. Staand werkt voor een smalle bezoekerslijst; PlainSignage stapelt het sjabloon automatisch om.
Stap 2 — pas het sjabloon Kantoorlobby toe
Maak een afspeellijst, voeg een slide toe en kies “Kantoorlobby” onder Dashboards in de sjabloonkiezer. Het sjabloon plaatst zes widgets in je huisstijlkleuren: een vergaderruimtekaart, een agenda, een bezoekersbord, weer, bijzondere dagen en een gezondheidstip. Elke widget toont voorbeeldgegevens tot je hem koppelt, dus het scherm ziet er vanaf de eerste minuut af uit.
Probeer het op je eigen tv
14 dagen gratis, geen creditcard. Je eerste scherm draait binnen drie minuten.
Stap 3 — koppel de vergaderruimtestatus
De vergaderruimte-widget leest de agenda van de ruimte als ICS-link en toont Vrij of Bezet in kleur, plus de volgende boeking. In Google Workspace open je de ruimte-agenda → Instellingen → Agenda integreren → “Geheim adres in iCal-indeling” en plak je die link in de widget. In Microsoft 365 open je de ruimte-agenda → Delen → Publiceren → kopieer de ICS-link. De widget ververst elke minuut.
Eén lobbyscherm kan meerdere ruimtes tonen: voeg per ruimte een widget toe, of gebruik het strip-ontwerp als compacte rij. Voor een bordje op de deur zelf heeft dezelfde widget een schermvullend deurontwerp dat de hele tablet groen of rood maakt.
Stap 4 — het welkomstbord voor bezoekers
Typ de bezoekers van vandaag in de widget, of koppel een Google Sheet zodat de receptie nooit de console hoeft te openen: Bestand → Delen → Publiceren op internet → CSV, link plakken, klaar. Gebruik de kolommen naam, bedrijf, tijd, gastheer, ruimte en datum (laat de datum leeg voor “elke dag”). Het bord verbergt bezoeken automatisch een uur na de starttijd, zodat er nooit oude namen blijven staan.
Drie ontwerpen: een bord met tijden en gastheren, kaarten, en een grote “Welkom”-opmaak die de namen van de volgende gasten groot toont — degene die gefotografeerd en op LinkedIn gezet wordt.
Stap 5 — live CO₂ of temperatuur (optioneel)
Heb je een luchtkwaliteitssensor, dan toont de sensormeter de waarde met goed/matig/slecht-kleurbanden. Stuur waarden met één HTTP-aanroep — `POST /api/v1/metrics/co2` met een API-sleutel — vanaf de sensor, een Raspberry Pi, Home Assistant of elk automatiseringstool; of wijs de widget naar een JSON-URL die je sensor al aanbiedt. Er zijn presets voor CO₂, temperatuur, luchtvochtigheid, geluid, bezetting en fijnstof, elk met zinnige drempels die je kunt aanpassen. Details staan in de developer docs.
Privacy: wat toon je over bezoekers
Een lobbyscherm is zichtbaar voor iedereen die binnenloopt, dus pas dataminimalisatie toe: voornaam en bedrijf zijn genoeg voor een welkom, de voornaam van de gastheer zegt naar wie de bezoeker moet vragen en het ruimtenummer waar hij heen moet. Sla achternamen, telefoonnummers en de reden van het bezoek over. Omdat vermeldingen na het bezoek verdwijnen en de sheet alleen de lijst van vandaag bevat, blijft er niets hangen. Vermeld het scherm zo nodig in je privacyverklaring voor bezoekers; het AVG-beginsel dat je volgt is doelbinding.
Actueel houden zonder extra werk
De agenda- en kalenderwidgets volgen je agenda, het weer werkt zichzelf bij, bijzondere dagen wisselen dagelijks en de gezondheidstip verandert elke 30 minuten. Stel schermtijden in zodat de tv 's nachts uitgaat en vóór de eerste bezoeker weer aan. Voeg een tweede slide toe met bedrijfsnieuws of een KPI uit een Google Sheet voor afwisseling en laat de afspeellijst elke 20 seconden wisselen.
Kosten voor één lobbyscherm: een tv die je al hebt of een stick van € 35, plus € 14,99 per maand — elke widget inbegrepen, geen add-ons. Zie prijzen.
Veelgestelde vragen
Werkt de vergaderruimtestatus met Google Workspace en Microsoft 365?
Ja. Beide kunnen een ruimte-agenda als ICS-link publiceren, die de widget elke minuut leest. Nextcloud, iCloud en elke andere agenda met ICS-export werken hetzelfde.
Kan de receptie de bezoekerslijst bijwerken zonder in te loggen?
Ja. Koppel een Google Sheet die als CSV is gepubliceerd; wie de sheet bewerkt, werkt het scherm binnen twee minuten bij. Vermeldingen met een verstreken tijd verdwijnen automatisch.
Welke sensoren werken met de CO₂-meter?
Elk apparaat dat een HTTP-verzoek kan doen of een JSON-URL aanbiedt: Aranet4 via Home Assistant, Airthings, ESP32-boards, Netatmo via de API, Raspberry Pi-projecten. De widget heeft alleen een getal nodig.
Wat kost een lobbyscherm?
€ 14,99 per maand voor het eerste scherm met alle widgets, plus een tv of een Fire TV-stick van € 35. Een tweede scherm, bijvoorbeeld bij de vergaderruimtes, kost € 4,99 per maand extra.
Is een lobbyscherm een AVG-probleem?
Niet als je het minimaal houdt: voornaam, bedrijf, gastheer en ruimte, alleen rond het moment van het bezoek. Vermijd achternamen en details over het doel van het bezoek en noem het scherm in je privacyverklaring voor bezoekers.