Digital Signage in der Bürolobby: Räume, Besucher, Wetter, CO₂

Was ein Lobby-Bildschirm tun sollte (und was nicht)

Ein Empfangsbildschirm ist keine Werbetafel. Besucher schauen drei Sekunden hin, während sie den Mantel ausziehen, also muss er praktische Fragen sofort beantworten: welcher Raum, welches Stockwerk, wer erwartet mich, regnet es, wenn ich gehe. Mitarbeiter laufen zwanzigmal am Tag vorbei, also darf er auch zeigen, was sich ändert: heutige Meetings, Geburtstage, die Kaffeemaschine in Wartung.

Die besten Lobby-Dashboards sind ruhig. Eine Akzentfarbe aus dem Brand-Kit, große Schrift, Live-Daten, die sich selbst aktualisieren, und nichts, das scrollt oder blinkt. Alles Folgende baut auf der Vorlage Bürolobby auf, die Sie mit einem Klick anwenden und dann umordnen.

• Raumstatus: frei oder belegt, nächste Buchung
• Besuchertafel: wer heute erwartet wird und wohin er geht
• Agenda: heutige Meetings und Termine aus Ihrem Kalender
• Wetter, besondere Tage und ein Wellness-Hinweis für das Team
• Optional: Raumklima (CO₂, Temperatur) von einem Sensor

Schritt 1 — Bildschirm und Player wählen

Jeder Fernseher funktioniert. Hat die Lobby bereits einen Smart-TV mit Android TV oder Google TV, installieren Sie den PlainSignage-Player darauf — fertig. Sonst reicht ein Fire TV Stick für 35 € oder eine kleine Android-TV-Box hinter dem Bildschirm; der Player speichert Inhalte lokal und läuft weiter, wenn das WLAN kurz aussetzt. Ein Tablet an der Wand geht ebenfalls, über dieselbe App oder den Browser-Player.

Montieren Sie den Bildschirm auf Augenhöhe nahe dem Empfang, quer für ein Dashboard. Hochkant eignet sich für eine schmale Besucherliste; PlainSignage stapelt die Vorlage automatisch um.

Schritt 2 — Vorlage Bürolobby anwenden

Playlist anlegen, Folie hinzufügen und in der Vorlagenauswahl unter Dashboards „Bürolobby“ wählen. Die Vorlage platziert sechs Widgets in Ihren Markenfarben: eine Raumstatus-Karte, eine Agenda, eine Besuchertafel, Wetter, besondere Tage und einen Wellness-Hinweis. Jedes Widget zeigt Beispieldaten, bis Sie es verbinden — der Bildschirm sieht ab der ersten Minute fertig aus.

Schritt 3 — Raumstatus verbinden

Das Raum-Widget liest den Kalender des Raums als ICS-Link und zeigt Frei oder Belegt in voller Farbe plus die nächste Buchung. In Google Workspace öffnen Sie den Raumkalender → Einstellungen → Kalender integrieren → „Privatadresse im iCal-Format“ und fügen den Link im Widget ein. In Microsoft 365 öffnen Sie den Raumkalender → Freigeben → Veröffentlichen → ICS-Link kopieren. Das Widget aktualisiert jede Minute.

Ein Lobby-Bildschirm kann mehrere Räume zeigen: ein Widget pro Raum, oder das Streifen-Design als kompakte Zeile. Für das Schild an der Tür selbst hat dasselbe Widget ein Vollbild-Türdesign, das das ganze Tablet grün oder rot färbt.

Schritt 4 — die Besucher-Willkommenstafel

Tippen Sie die heutigen Besucher ins Widget, oder verbinden Sie ein Google Sheet, damit der Empfang nie die Konsole öffnen muss: Datei → Freigeben → Im Web veröffentlichen → CSV, Link einfügen, fertig. Verwenden Sie die Spalten name, company, time, host, room und date (Datum leer lassen für „jeden Tag“). Die Tafel blendet Besuche eine Stunde nach der Startzeit automatisch aus, sodass nie alte Namen stehen bleiben.

Drei Designs: eine Tafel mit Zeiten und Gastgebern, Karten und ein großes „Willkommen“-Layout, das die Namen der nächsten Gäste groß zeigt — das, das fotografiert und auf LinkedIn gepostet wird.

Schritt 5 — Live-CO₂ oder Temperatur (optional)

Mit einem Luftqualitätssensor zeigt die Sensoranzeige den Messwert mit Farbbändern für gut/mittel/schlecht. Werte senden Sie mit einem HTTP-Aufruf — `POST /api/v1/metrics/co2` mit einem API-Schlüssel — vom Sensor, einem Raspberry Pi, Home Assistant oder jedem Automatisierungstool; oder Sie verweisen das Widget auf eine JSON-URL, die Ihr Sensor bereits liefert. Voreinstellungen gibt es für CO₂, Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Lärm, Belegung und Feinstaub, jeweils mit sinnvollen Schwellen, die Sie ändern können. Details stehen in den Developer-Docs.

Datenschutz: was Sie über Besucher zeigen

Ein Lobby-Bildschirm ist für jeden sichtbar, der hereinkommt — also Datenminimierung: Vorname und Firma reichen für ein Willkommen, der Vorname des Gastgebers sagt dem Besucher, nach wem er fragen soll, und die Raumnummer, wohin er geht. Nachnamen, Telefonnummern und den Besuchsgrund weglassen. Da Einträge nach dem Besuch verschwinden und das Sheet nur die heutige Liste enthält, bleibt nichts hängen. Erwähnen Sie den Bildschirm bei Bedarf in Ihrer Datenschutzinformation für Besucher; das DSGVO-Prinzip dahinter ist Zweckbindung.

Aktuell halten ohne Mehrarbeit

Agenda- und Kalender-Widgets folgen Ihrem Kalender, das Wetter aktualisiert sich selbst, besondere Tage wechseln täglich und der Wellness-Hinweis alle 30 Minuten. Legen Sie Bildschirmzeiten fest, damit der TV nachts aus- und vor dem ersten Besucher wieder einschaltet. Fügen Sie für Abwechslung eine zweite Folie mit Firmennews oder einer KPI aus einem Google Sheet hinzu und lassen Sie die Playlist alle 20 Sekunden wechseln.

Kosten für einen Lobby-Bildschirm: ein vorhandener TV oder ein 35-€-Stick plus 14,99 € pro Monat — alle Widgets inklusive, keine Add-ons. Siehe Preise.